eAkte steht kurz bevor

Schon ab dem 8. März werden alle Dokumente eingescannt. Wenn am Montag, 12. März, die elektronische Akte offiziell startet, liegen monatelange Vorbereitungen und intensive Schulungen hinter den Beschäftigten vom Jobcenter Hagen. Kundinnen und Kunden werden seit rund zwei Monaten über die Umstellung auf die eAkte informiert. Dies ist deswegen so wichtig, weil Dokumente spätestens ab der 10. Kalenderwoche nur noch in Kopie eingereicht werden sollen. Denn bald nach dem Scannen werden sie vernichtet.

Startschuss am 8. März – Am 8. März werden erstmals Kundenunterlagen an das externe Scanzentrum geschickt. Damit der Ablauf reibungslos funktioniert und damit das Anliegen der Kundinnen und Kunden schnellstmöglich bearbeitet werden kann, gibt es drei wichtige Dinge zu beachten:

  1. Nur noch Kopien einreichen.
  2. Dokumente müssen immer deutlich lesbar die Kundennummer  oder die Nummer der Bedarfsgemeinschaft (BG-Nr.) enthalten.
  3. In der Woche des 12. März wird es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung kommen.

So hat sich das Jobcenter Hagen vorbereitet

Die Vorbereitungen haben bereits im Mai 2017 begonnen. Dazu gab es elf Arbeitskreise, denn alle Arbeitsabläufe mussten untersucht und eAkte tauglich umgestellt werden. Im Januar und Februar fanden Schulungen von etwa 300 Mitarbeitenden durch 20 hausinterne Trainer statt.

Das Verfahren eAkte: Die Poststelle des Jobcenters sortiert die Post vor. Danach erfolgt die datenschutzgerechte Verpackung und Verplombung sowie die Abgabe zum zentralen Scannen. Der Scandienstleister ist die Deutsche Post AG. Die Deutsche Post AG bereitet die Dokumente nochmal auf, scannt diese und schickt sie dann digital an das JC zurück. Das dauert in der Regel zwei Tage. Das heißt, Unterlagen, die mittwochs zum Scannen gegeben wird, steht ab Freitag in der eAkte bereit. Die Papierunterlagen werden in Köln noch acht Wochen aufbewahrt, danach jedoch vernichtet.

Gründe der Einführung: Mit der E-Government-Strategie des Bundes wird die eAkte in der öffentlichen Verwaltung zum Standard. Seit 2005 wurden ca. fünf Milliarden Blatt Papier in den deutschen Jobcentern verbraucht. Das entspricht in einer Länge von Standard-Billy-Regalen 13-mal der Strecke Hamburg – München und übersteigt die Länge der kompletten chinesischen Mauer. Täglich kommen ca. 1,8 Mio. Blatt Papier hinzu.102 Millionen Euro werden in den nächsten Jahren für zusätzliche Mieten zur Aktenlagerung fällig. 102 Mio Euro im Gesamtbetrachtungszeitraum der Wirtschaftlichkeitsberechnung von 2016 bis 2023.

Vorteile der eAkte: Die teamübergreifende Verfügbarkeit sichert die bessere Auskunftsmöglichkeit des Servicecenters und der Eingangszone. Kein Aktenversand mehr zwischen verschiedenen Abteilungen bedeutet schnellere Bearbeitung. Der Datenschutz wird ebenfalls verbessert. Darüber hinaus sinken die Bearbeitungszeiten, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt und ein elektronisches Aktensystem gewährleistet, dass alle Informationen sehr schnell sichtbar sind.

-jnw-